Comité d’examen des demandes de subvention

Région de l’Atlantique :

• Nouvelle-Écosse
• Nouveau-Brunswick
• Île-du-Prince-Édouard
• Terre-Neuve

Région du Centre :

• Ontario

Région de l’Ouest :

• Manitoba
• Saskatchewan
• Alberta
• Colombie-Britannique

Les membres du comité d’examen des demandes de subvention seront tenus de participer à une séance d’orientation virtuelle, dont la date sera fixée ultérieurement. Les membres du comité pourront également participer en personne à des réunions du comité de sélection, au besoin.

Pour poser votre candidature, veuillez envoyer votre CV ainsi qu'une lettre de présentation à sbcci@tropicanacommunity.org en précisant CANDIDATURE COMITÉ dans la ligne d'objet.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES

Les membres des comités d’examen et de sélection des demandes de subvention doivent effectuer les tâches suivantes :

• Examiner les demandes soumises par les organismes admissibles des régions Atlantique, centrale et de l'Ouest du Canada.
• Lire et appliquer un score préliminaire aux demandes de subvention qui leur seront attribuées.
• Attribuer une note aux propositions examinées en fonction des critères, des lignes directrices et du processus d’évaluation définis par Tropicana Community Services;
• Utiliser le formulaire servant à noter les forces et les faiblesses de chaque projet qui leur sera attribué. Ces notes serviront de point de départ pour discuter des projets lors des rencontres du comité.
• Pour les projets qui se rendront probablement à l'étape du financement, déterminer un montant de subvention en fonction de l'examen du projet.
• Tous les membres ont les obligations suivantes :
  • Bien comprendre le mandat, la vision et la mission de Tropicana et y adhérer.
  • Avoir une bonne compréhension de ce que sont le racisme anti-noir et le racisme systémique ainsi que leurs effets sur les ONG et les organismes sans but lucratif dirigés par des personnes noires au Canada.
  • Appliquer les critères de Tropicana et émettre des recommandations de manière équitable et impartiale.
  • Comprendre les obstacles auxquels se heurtent les ONG, les organismes sans but lucratif et les organisations dirigés par des personnes noires en raison du racisme systémique et des effets de COVID-19.
  • Pouvoir s’appuyer sur une connaissance et une expérience des organisations communautaires, du bénévolat et du développement communautaire.
  • Protéger et préserver la confidentialité de toutes les questions soulevées devant le comité de sélection;
  • Respecter la vie privée des autres membres du comité et accepter de ne pas divulguer les renseignements ou les points de vue exprimés lors des réunions;
  • S’abstenir de fournir une recommandation en cas de conflit d’intérêts à l’égard d’une demande. Les membres du comité sont tenus de déclarer tout conflit d’intérêts réel ou perçu;
  • Fournir des recommandations équitables et impartiales;
  • Ne pas discuter des affaires du comité de sélection avec des personnes qui n’en font pas partie;
  • Ne pas divulguer d’information obtenue dans le cadre du travail du comité de sélection;
  • Se comporter de façon à appuyer l’intégrité et la crédibilité de l’IACNC;
  • Se préparer avant les réunions et y participer pleinement.

Composition des comités

Chaque comité de sélection sera composé de dix membres. Les membres seront sélectionnés de manière à inclure divers points de vue, notamment en fonction des facteurs suivants :

• Diversité géographique et ethnoculturelle
• Âge et sexe
• Expérience dans divers secteurs
• Connaissance des communautés

Nomination des membres

Les membres seront sélectionnés et nommés aux différents comités de sélection par Tropicana Community Services.

Mandat

• Les membres seront nommés pour un mandat d’un an, qui commencera en novembre 2021 et prendra fin en octobre 2022.
• Ce mandat pourra être reconduit deux fois pour une durée supplémentaire d’un an, jusqu’à un mandat maximum de trois ans.

Critères et qualification des membres du comité

• Les membres doivent résider au Canada.
• Le bilinguisme sera considéré comme un atout.
• Les membres chargés d’examiner les demandes provenant des régions de l’Atlantique, du Centre ou de l’Ouest doivent résider dans cette même région.
• Les membres doivent avoir de l'expérience en matière d'examen de demandes de subvention ou d'attribution de subventions. Une expérience de gestion d'un organisme dirigé par des personnes noires sera considérée comme un atout.
• Les membres doivent connaître les difficultés que rencontrent les communautés noires et les organismes de leur région.
• Les membres doivent connaître les enjeux et les possibilités à l'échelle locale, régionale ou provinciale.
• Les membres chargés d’examiner les demandes provenant des régions de l’Atlantique, du Centre ou de l’Ouest doivent résiderdans cette même région.

Rémunération

• Les membres des comités de sélection sont des bénévoles et ne recevront aucune rémunération de la part de Tropicana pour leur participation à un comité de sélection.
• Les membres des comités d’examen seront remboursés des frais de déplacement, de séjour et de repas engagés pour assister aux réunions, conformément à la politique sur les frais de Tropicana.

Réunions

Fréquence : Les réunions des comités de sélection seront organisées en fonction des besoins. Les membres seront informés suffisamment à l’avance. Les candidats retenus doivent prévoir un maximum d'environ 25 heures de bénévolat.

Format : Les réunions seront virtuelles ou en personne (selon le nombre de demandes).

Consensus

Dans la mesure du possible, les comités de sélection s’efforceront de parvenir à un consensus. Lorsqu’un consensus n’est pas possible, un simple vote majoritaire sera appliqué.

Rapports

Tous les points de discussion et les recommandations seront enregistrés dans les comptes rendus des réunions. Les comités de sélection fourniront des recommandations de financements à Tropicana aux fins d’approbation et de décision définitive.

SOUTIEN AU COMITÉ

L’équipe de projet de Tropicana fournira un soutien administratif aux comités de sélection, notamment pour les suivants :

• Orientation et rôle des membres du comité
• Préparation de l’ordre du jour des réunions
• Préparation des comptes rendus de réunions
• Distribution des ordres du jour, des comptes rendus et des demandes
• Organisation des réunions
• Animation des réunions des comités
• Conseils techniques concernant les critères du programme et les processus de sélection
• Communications régulières, notamment pour informer les membres des décisions de Tropicana, des financements accordés, etc.
• Mises à jour, etc.